¡Gestión del tiempo!. cómo mejorar mi productividad personal

¿Qué es la gestión del tiempo?

Si tuviéramos que definir el concepto de manera simple y formal, podríamos decir que la gestión del tiempo es el proceso por el que una persona divide sus horas disponibles según las tareas que debe realizar. Una gestión eficiente del tiempo mejora nuestra productividad y nuestra calidad de vida.

A continuación, unos tips para mejorar nuestra gestión personal del tiempo:

• Focalízate sobre lo importante y prioriza. Trata de aplicar la ley de Pareto en todo, sin limitación,  que dice que el 80% de las consecuencias vienen del 20% de las causas, el 80% de los resultados dependen del  20% del trabajo y el 80% de los beneficios de una empresa están generados por el 20% de sus productos y clientes. Intenta suprimir todo lo que realmente no es imprescindible para tu negocio (¿Es necesario, si o no? ¿Si no lo hago, qué pasa?) y  subcontrata las tareas segundarias para concentrarte  sobre las tareas que tienen más impacto en tu futuro.

• Clasificar las tareas a realizar entre: acción urgente e importante, acción urgente y  no importante, acción no urgente e  importante y acción no urgente y  no importante

• Organiza tu jornada  antes e empezar el día para no dejar que los demás organicen tu  tiempo. Define y escribe las 3 tareas más importantes del día (las TMI) que son normalmente una desagregación de tus proyectos. Intentar empezar al día trabajando sobre estas tareas.

• Limita el tiempo de cada tarea, fíjate unos plazos. Ley de Parkinson : una tarea utiliza todo el tempo definido o  todo trabajo se dilata para ocupar el tiempo disponible. No digas necesito 3 semanas para realizar un trabajo, sino necesito 4 horas.

• Concéntrate al 100% en cada actividad: si redacto un artículo lo redacto, si juego con los amigos, juego. Aprovecha el momento al 100%. 

• Limita las interrupciones.

• Haz  las tareas más pesadas durante las primeras horas del día.

• No ajustes demasiado tu agenda, deja un poco de tiempo a los imprevistos o retrasos. Consejo: Sobre evalúa el tiempo necesario para un trabajo (multiplica los tiempos con un coeficiente) y reserva unos minutos entre cada reunión.¿Ser optimista en la vida?, Si, pero no con los tiempos: Fíjate plazos realistas.

• Cambia de tarea, diferencia las actividades durante el día. No todas las actividades exigen la misma concentración y hay que ser consciente de los momentos en los que  somos más eficaces para programar los trabajos el momento oportuno.

• Gestión con bloques de tiempo: organiza tu agenda en papel o tu calendario online asignando tu tiempo por bloques a las tareas importantes y no sólo a las urgentes.

• Aprende a saber decir “NO” a todas las solicitudes que tengas y que no contribuyan a que consigas tus proyectos o que no tengan un interés claro para ti.

• Acuérdate de tomar algunas pausas para retomar fuerzas e inspiración.
  

• Ordena tu despacho, tu espacio. A la naturaleza, no le gusta el vacio: cuanto más espacio tenemos, mas espacio utilizamos. En consecuencia, acumulamos los documentos y después perdemos tiempo en buscarlos e incluso podemos llegar a perderlos. Consejo: en el ordenador, en el buzón Email, en el armario,  trata de tener las carpetas bien identificadas (el menor número de carpetas posibles), renombra los ficheros para encontrarlos fácilmente, suprime enseguida los documentos inútiles y clasifica los demás.

Preguntas

1. ¿5 recomendaciones para gestionar el tiempo de un estudiante?